图书馆关于中文图书采购招标的管理办法
索取号:G0031002003-2013-0002   发表时间:2013-04-01 

第一章 目的和适用范围

为了使我校图书馆的文献采购工作符合当前学校对使用财政性资金进行采购的规定和要求,规范我馆的文献资源采购行为,提高经费使用效益,为学校相关职能部门和图书馆处理文献采购事务提供参考依据,保证图书馆文献资源建设科学有序地进行,特制订《同济大学关于中文图书采购招标的管理办法》(以下简称“办法”)。

本办法以《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国政府采购法》、《教育部政府采购管理暂行办法》等有关法律法规为依据。同时,本办法制定过程中,参照教育部高等学校图书情报工作指导委员会制订的有关文献资源建设的发展指南和各兄弟院校图书馆资源建设发展指南。

本办法适用于同济大学图书馆文献资源建设工作中的中文图书采购。

第二章 招投标原则

第一条 文献资源尤其是中文图书资料,是我校办学条件的重要组成部分,其质量直接关系到我校教学和科研水平;同时图书馆文献采购有自身的行业特点和工作规律,文献出版发行的形式和渠道也具有多样性,因此采购应该根据各类型文献的具体情况,选择适当的集中采购方式,实现中文图书的公开招投标或邀请招投标方式,以保证文献资源建设保障体系的质量。

第二条 同济大学是具有法人资格的机构,是我校图书馆文献集中采购的主体。我校图书馆的文献集中采购应该由学校相关管理部门主持,也可委托图书馆组织,不宜由校外的采购机构承办。

第三条 中文图书采取招标采购方式选择文献供应商时,必须在满足招标文件中规定的各项综合评价标准的前提下,结合投标方的投标价格,合理确定中标人。

第四条 招投标形式也适用于图书馆行业的集团采购。集团采购有利于节省图书馆经费和推进资源共享,学校领导和相关管理部门应该将其作为集中采购的一种方式予以认可。

第三章 采购招投标的方式和组织

第一条 按照《中华人民共和国政府采购法》的规定,文献集中采购可有以下几种方式:公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价采购和单一来源采购。根据高等学校文献采购的实际情况,还可采用采购备案制,即授权图书馆自行决定采购方式,按照规定的程序在学校管理部门登记备案,以备案方式进行监督管理。采购备案制适用于集团采购和一定经费额度以下的零星采购。

第二条 图书馆中文图书采购应在学校领导和相关管理部门指导下,按照学校制定的图书采购管理办法实行。

第三条 学校组织由图书馆和相关职能部门(如:设备处、财务处、纪检处、审计处等)人员组成的中文图书采购招标委员会,负责确定招投标模式及其基本操作方法,组建招标评标小组和谈判小组。

第四条 评标/谈判小组中,具有较丰富的图书馆中文图书文献采购经验的专业人员不得少于成员总数的三分之二,图书馆中文图书文献采购工作的业务负责人必须参加,其他成员可以从校内图书资料专业人员中遴选,也可吸收校外文献采访专家参加。

第五条 学校指定的管理部门(如设备处)负责招投标工作的组织,包括接受采购招标申请,审核采购项目的相关资料,确定采购和招标方式;组织招标、开标、评标、定标;组织竞争性谈判、询价;组织采购合同的洽谈、审查与签订;负责采购与招投标有关文件资料的整理和立卷归档等工作。

第六条 学校委托图书馆负责组织中文图书文献集中采购时,上述工作可由图书馆组织承担。

第七条 图书馆是图书采购招投标的承办单位,负责准备图书采购相关的材料,作为采购招投标委员会和评标/谈判小组的决策依据。

第四章 招投标操作流程

第一条 按照《中华人民共和国招标投标法》的规定,招标分为公开招标和邀请招标两种形式。高等学校图书馆文献采购招标工作必须按照招标、投标、开标、评标、定标、签订合同等基本程序进行。

第二条 文献采购招标的标的物,可分为固定标的物和非固定标的物。固定标的物指所采购的文献内容和形式明确,能够详细列出所采购文献的名称、卷(期)次、数量、到货期限等具体事项,如:已出版的中外文图书和连续出版物、文献数据库等。而非固定标的物指不能列出所采购文献的具体名称、数量,而是按年度或其他时间段对文献采购的数量或金额进行控制。一般在选择长期供应商时标的物不固定,也有称招“资格标”。

第三条 招标材料的准备:招标前图书馆应负责招标材料的准备工作,便于集中采购管理部门了解和掌握图书馆对文献招标采购的各项业务要求。招标材料包括:

(1) 文献采购业务基本情况说明:包括采购量、该类型文献特性、该类型文献采购业务特性、近年采购情况等。

(2) 供应商情况说明:有关供应商的基本情况和业务能力、近年采购业务往来、拟推荐供应商名单等。

(3) 招标方式说明:宜采用招标方式、划分标段的理由及具体划分情况。

(4) 评标建议:对评标方式、评标标准、评标小组组成等提出建议。

(5) 财务建议:主要说明招标后文献结算付款事宜。

(6) 标书:向投标人提出任务、条件和要求,作为评标的依据和订立合同的基础。标书内容必须包括投标人资质要求、技术要求、服务要求、报价办法和要求、报价表、对投标书的要求等。

第四条 招标申请:图书馆向集中采购管理部门提交实施某项招标采购的申请报告及相关资料。

第五条 项目审查:由学校集中采购管理部门审批本次招标申请,重大项目提交学校领导审批。

第六条 招标项目登记及安排招投标会议时间、印制招标文件。

第七条 发布招标信息、接收投标报名:在报刊、电子网络或其他媒体上发布招标公告,告知投标要求、报名截止时间、开标时间等相关信息;接受投标报名。

第八条 投标资格审查:

(1) 按照招标相关法规规定和本次招标的要求,由文献集中采购委员会对投标人进行基本资质审查,合格者方具有正式投标人资格。

(2) 对具有正式投标资格的代理商发放标书。

第九条 收标:

(1) 投标人应当按招标文件规定的时间和地点送达投标文件;

(2) 招标人在投标文件上标明签收时间;在招标文件规定的截止时间后送达的投标文件,招标人应当拒收;

(3) 开标前,任何人均不得开启投标文件;

(4) 提交投标文件的投标人少于三个时,应当依法重新组织招标。

第十条 开标:

(1) 开标须有下列人员参加:投标人、相关管理部门代表、评标小组成员和需要参加开标的图书馆有关人员;

(2) 开标前,招标方应确定开标、评标程序和评标办法,并向投标人公布。评标小组应确定评标标准,必要时,可以根据保证文献采购质量的要求和文献市场行情,事先确定中标底价。评标小组成员名单和中标底价在中标结果确定前应当保密。

第十一条 评标:

(1) 评标一般可采用计分评标和议标两种方式。

l 计分评标由评委按评标标准打分,然后按得分由高到低直接产生中标供应商;

l 议标指评委充分评议,达成基本一致后,采取投票方式对投标人进行排序,然后根据排序结果确定中标供应商。

l 评标过程中,评委应认真听取图书馆专业人员对该采购事项业务需求的说明;必要时,还应要求投标人对投标文件中含义不明确的内容作必要的澄清或者说明。

(2) 中选的投标人应当符合下列条件之一:

l 满足招标文件各项要求,并考虑各种优惠及税收等因素,在合理条件下所报投标价格最低(设有中标底价时,投标价格低于中标底价的除外);

l 最大满足招标文件中规定的综合评价标准;

(3) 评标小组完成评标后,应当向学校领导、图书馆和相关管理部门提出书面评标报告,推荐中标候选人,或经授权,直接确定中标人。

第十二条 发放中标通知书及签订合同

(1) 招标人应当将中标结果书面通知所有投标人。

(2) 集中采购管理部门与中标人应当按照招标书的要求、投标人的投标书、招投标谈判结果、服务要求、结算方式以及构成合同的其他要件签订书面合同。为保证合同履行,签订合同时,招标文件要求中标人提交履约保证金或保证书的,中标人应当提交。

图书馆

2013年4月