同济大学采购管理办法(试行)
索取号:G0031002001-2015-0001   发表时间:2015-07-01 

第一章 总 则

第一条 为规范学校的采购工作,提高采购资金的使用效益,保证采购项目的质量,维护学校利益,促进廉政建设,依据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国政府采购法实施条例》、《教育部政府采购管理暂行办法》等相关法律法规,结合学校实际情况,特制定本办法。

第二条 本办法所称采购,是指由学校资金支付并有偿取得货物与服务、工程项目的行为,包括购买、租赁、委托、雇用等。

第三条 采购工作应当遵循公开透明原则、公平竞争原则、公正评审原则和诚实信用原则。

第四条 学校实行集中采购目录和统一限额标准采购。采购限额标准是针对不同采购方式所划分的项目金额限制标准,各类项目的采购方式须与其对应的限额标准相一致。各类采购限额标准由采购与招标管理办公室(以下简称采购与招标办)根据国家有关规定和学校要求另行拟订或修订,经学校基建与修购工作领导小组或校长办公会议审议通过后发布施行。

第五条 采购限额标准以上的进口产品须报财政部审批通过后实施。进口产品是指通过中国海关报关验放进入境内且产自关境(不包括香港、澳门、台湾等单独关境)外的产品。

第六条 采购项目进行招标采购的,适用《同济大学招标投标管理实施办法(试行)》。

第七条 采购项目进行竞争性磋商的,适用《同济大学竞争性磋商管理实施办法(试行)》。

第八条 任何单位和个人不得将同一项目下的限额采购项目化整为零或以其他方式规避本办法规定的采购方式。

第九条 学校采购工作实行回避制度。在采购活动中,采购需求编制人员、审核人员、采购管理人员等与供应商有利害关系的,必须回避。

第二章 组织机构及职责

第十条 学校采购工作实行分级负责制,学校基建与修购工作领导小组是学校采购工作的领导机构,项目使用管理单位、项目立项预算归口管理部门、项目实施归口管理部门、采购与招标管理办公室、财务管理部门是承担学校采购活动的分级责任主体部门,分别按照职责和权限归属承担相应的责任。

第十一条 学校基建与修购工作领导小组成员由校领导及监察处、审计处、财务处、采购与招标管理办公室、实验室与设备管理处、基建处、资产管理处等部门负责人组成,其主要职责为:

(一)审议学校采购工作的规章制度、管理程序;

(二)管理和监督采购工作,研究采购工作的重大事项;

(三)审议或审定超过限额标准的进口产品、变更招标采购方式等项目的申请;

(四)协调相关职能部门之间的工作。

第十二条 项目使用管理单位是提出项目需求和使用的单位,其主要职责为:

(一)根据工作需要编制需求计划,申请项目立项、落实经费来源,立项后执行项目预算;

(二)指定货物与服务项目的负责人或其书面授权代表、工程建设项目的具体执行人(以下简称用户代表)负责采购项目的前期调研、论证,编制需求文件、论证报告,拟定采购实施计划并提交项目实施归口部门审核备案;

(三)执行采购实施计划,货物与服务项目的用户代表作为采购人主体承担相应的责任和义务,包括编制采购需求文件、参与采购过程、签字确认采购文件等;

(四)联系落实供应商履约并为其履约提供必要的现场配合工作;

(五)处理项目建设过程中出现的紧急事件,并及时向相关部门报告;

(六)负责办理项目的验收手续,并在验收意见上签字。

第十三条 项目立项预算归口管理部门是负责项目的校内立项经费审批及业务内容审核的部门。

项目立项预算归口管理部门包括:

资产管理处(修缮工程项目及相关服务)、基建处(新建、改扩建工程项目)、实验室与设备管理处(货物及其它服务项目)、信息化办公室(信息系统等软件项目)等。

其主要职责为:

(一)负责组织编制采购预算、项目的立项申请及预算审核、审批工作;

(二)负责组织职责范围内项目的业务内容的审核、论证工作;

(三)负责职能范围内、批准立项项目的统计、汇总,并在采购管理信息系统项目库中备案;

(四)协助项目实施归口管理部门编制采购实施计划;

(五)组织立项项目的验收、绩效评价、效益分析等。

第十四条 项目实施归口管理部门负责组织项目的实施,归口管理部门包括:

资产管理处(物业服务等)、实验室与设备管理处(货物及其它服务)、信息化办公室(信息系统等软件项目)、基建处(工程项目及相关货物服务)、能源管理中心(能源类项目)、保卫处(校园安全类项目)。

其主要职责为:

(一)组织方案设计,配合项目立项预算归口管理部门开展项目的需求论证和技术论证;

(二)编制项目的采购实施计划,确保使用需求与技术需求的一致性,技术需求与工程量清单的一致性,并在采购管理信息系统备案采购实施计划;

(三)工程建设项目指定专人作为工程项目负责人(以下简称工程负责人),工程负责人与用户代表是工程建设项目采购的主体责任人,负责执行项目预算及采购实施计划,并承担相应的采购责任和义务,包括:办理报批、报建等相关手续,组织编制采购技术与经济文件;全程参与采购活动,并在书面采购文件上签字确认;

(四)负责工程项目的组织实施与协调,联系落实供应商履约并为其履约提供必要的条件;

(五)监督货物与服务项目使用管理单位执行项目预算及采购实施计划;

(六)审核采购项目预算的调整申请,组织相关的论证工作,并提交项目立项及预算归口管理职能部门审批后实施;

(七)负责变更招标采购方式申请资料的审核、提交;

(八)负责进口产品报批申请材料的审核、提交。

第十五条 采购与招标办负责采购活动的组织和管理,监督执行采购程序,其主要职责为:

(一)执行国家关于采购的相关法律法规和方针政策,拟订学校有关采购工作的规章制度,并组织和协调实施;归口联系教育部政府采购主管部门的工作;

(二)会同信息化办公室建设学校采购管理信息系统,以其作为制度实施的载体,根据职责、权限实施审核、审批;

(三)审核符合集中采购目录、采购限额标准的项目,并组织实施;

(四)组织招标采购代理机构、协议供应商的遴选工作,建立采购代理机构库、协议供应商库;

(五)建立专家库,完善招标评议体系;

(六)负责采购信息发布,监督超过招标限额、变更招标采购方式等项目的报批、报备程序;

(七)监督、审核进口货物的报批、报备工作;

(八)负责审核合同的规范性、完整性以及采购合同专用章的管理与使用;监督合同的履行、协助验收工作;

(九)负责政府采购信息的统计、上报工作;

(十)负责采购资料的整理和归档工作。

第十六条 财务管理部门是采购项目的预算资金核拨和使用审核等的综合管理部门,其主要职责包括:

(一)监督指导各类采购项目的立项预算和实施,归口联系教育部财务主管部门的工作;

(二)审核项目的经费预算,并实施资金核拨;

(三)审核项目经费的使用、支付等;

(四)各类项目的财务汇总、统计与上报。

第十七条 审计监察部门负责监督采购程序及经费使用的合规性、合理性,其主要职责包括:

(一)监督各类采购项目按照国家的法律法规及学校的相关规定执行;

(二)监督竞争性磋商、招标采购等采购活动;

(三)监督、审计经费按预算执行情况;

(四)按照学校建设工程项目审计办法对工程项目进行审计;

(五)受理、核实、招标投标活动中的信访举报。

第三章 采购方式

第十八条 学校采购活动包括集中采购目录采购、零星采购、比价或协议供货采购、竞争性磋商采购、招标采购、单一来源采购等方式。

第十九条 采购项目符合学校集中采购目录的,委托政府集中采购机构实施采购,或经学校基建与修购工作领导小组批准后,按照政府采购的原则实施采购。

第二十条 采购金额符合零星采购限额标准的项目,可采用零星采购方式采购。

第二十一条 采购金额达到比价或协议供货限额标准的项目,由用户代表提供比价依据或通过协议供应商库实施采购。对于特殊采购项目,协议供应商库暂无合格供应商时,可根据需要进行供应商资格预审,预审通过后将其添加入库。

第二十二条 采购金额达到竞争性磋商限额标准的项目,由采购与招标办组建竞争性磋商小组,与符合条件的供应商进行磋商,择优确定成交供应商。

第二十三条 采购金额达到招标限额标准的项目由采购与招标办委托招标代理机构代理招投标业务。

第二十四条 单一来源采购是指从某一特定供应商处采购的方式。

第二十五条 变更采购限额标准对应的采购方式的项目,采购前须按程序申请审批通过后方可实施采购。采购金额达到竞争性磋商限额标准的项目,由学校基建与修购工作领导小组审定后实施采购;达到公开招标限额标准的项目,由学校基建与修购工作领导小组审议并报财政部批准后实施采购。

第二十六条 以暂估价形式确认且暂估价符合公开招标限额标准的工程总包项目除须采用公开招标的方式采购外,其中的专业分包工程或货物等,项目实施归口管理部门会同施工总承包单位按程序联合组织分包招标:

(一)施工总承包合同中已明确约定的专业分包工程和重要设备、材料等货物,由双方联合组织分包招标;

(二)施工总承包合同中未明确约定的专业分包工程和重要设备、材料等货物,由双方参照相应限额标准对应的采购方式另行组织采购。

第二十七条 达到工程项目现场签单限额标准的工程项目,实施归口管理部门须组织相关论证,报学校基建与修购工作领导小组审核通过后方可组织实施。

第四章 采购程序

第二十八条 货物与服务项目由用户代表通过采购管理信息系统提交采购申请表,按照限额标准分级审核、审批:

(一)集中采购目录内的项目,由项目负责人审核、使用单位主管负责人审核后,经采购与招标办业务主管审核通过后实施采购;

(二)集中采购目录以外的货物与服务项目:

1.符合零星采购限额标准的项目,由项目负责人、使用单位主管负责人审核通过后直接实施采购;

2.采购金额达到比价或协议供货限额标准的项目,除上述审核环节外,须经采购与招标办业务主管审核通过后方可实施采购;

3.采购金额达到竞争性磋商限额标准的项目,除上述审核环节外,须经采购与招标办主任审核通过后,经竞争性磋商程序确定成交供应商后方可实施采购;

4.采购金额达到公开招标限额标准的项目,除上述审核环节外,须报主管校长批准,经招标程序确定中标供应商后方可实施采购。

第二十九条 工程项目由项目实施归口管理部门指定的工程负责人提交工程项目采购申请表,按照限额标准进行分级审核、审批:

(一)采购金额符合协议供货限额标准的项目,由项目实施归口管理部门主管负责人、审计部门项目负责人审核通过后实施采购;

(二)采购金额达到竞争性磋商限额标准的项目,由项目实施归口管理部门负责人、审计部门项目负责人审核通过后、采购与招标办业务主管、主任审核通过后,经竞争性磋商确定成交供应商后方可实施采购;

(三)采购金额达到招标限额标准或公开招标限额标准的项目,除上述审核环节外,须报主管校长批准,经招标程序确定中标供应商后方可实施采购。

第三十条 工程项目的工程量清单须按相关规定经审计部门审核后方可作为采购和结算依据。

第三十一条 采购限额标准以上的进口产品,由项目实施归口管理部门组织论证,编制进口产品报批申请表及附件材料交采购与招标办审核后,提交学校基建与修购工作领导小组审议,审议通过后提交教育部审批通过后实施。

第三十二条 变更限额标准所对应采购方式的情况,经项目实施归口管理部门组织论证通过后,由学校基建与修购工作领导小组审议或审定,达到国家公开招标限额标准的项目,须报教育部批准后实施。

第五章 采购合同

第三十三条 达到合同限额标准的采购项目必须签订书面的采购合同。

第三十四条 签订采购合同时,任何一方不得对采购文件的使用需求和技术要求进行实质性修改,不得变更成交(中标)通知书规定的金额。

第三十五条 采购合同执行过程中,若发现任何有损学校利益、国家利益的情况,用户代表及项目实施归口管理部门应立即变更或终止合同;其中,属招标项目或有较大影响的项目,须提交学校基建与修购工作领导小组审议。

第三十六条 采购合同专用章的使用参照《同济大学采购合同管理实施办法(试行)》的有关规定执行。

第三十七条 用户代表、项目实施归口管理部门指定的工程负责人是学校履行合同条款的具体责任人,负责审核合同的技术条款、服务条款等,并须在书面采购协议、合同上签字确认。项目使用管理单位、工程项目的项目实施归口管理部门是合同履行的具体责任单位。

第三十八条 对于抢修工程项目,项目实施归口管理部门可视情况先组织施工抢修,并按规定及时补办相关手续。

第三十九条 捐赠的项目须由项目立项预算归口部门事先组织论证,并签订捐赠协议,按照捐赠协议的条款执行。

第六章 合同履行与验收

第四十条 采购过程中,项目使用管理单位、项目实施归口管理部门应按照合同的约定执行,并严格执行预算。

第四十一条 财务管理部门负责审核合同的付款条件,并根据合同条款对外支付。在供应商履行合同义务的前提下,用户代表、工程项目的项目实施归口管理部门及财务管理部门有义务按期执行付款。

第四十二条 采购项目完成后,由立项预算及业务审核归口管理部门按程序组织验收。参与验收的人员应在验收报告上签字,并承担相应的责任。

第四十三条 采购项目验收后,实验室与设备管理处、资产管理处等相关部门按照学校国有资产管理办法办理财务经费结算、建账和资产建账、入库手续。

第四十四条 货物与服务项目的使用单位、工程项目的实施归口管理部门、采购与招标办等应妥善保管所有采购文件。通过采购管理信息系统审核的校内文件、采购记录应作为电子文档存档。招投标文件、采购合同等对外采购文件除电子存档外,须书面存档。采购文件的保存期限为自采购协议、合同签定之日起至少保存15年。

第七章 监督检查

第四十五条 学校审计部门、财务部门、纪委监察等部门对采购工作进行监督检查。监督检查的主要内容有:

(一)有关采购的法律法规和学校相关制度的执行情况;

(二)采购的范围、方式和程序的执行情况;

(三)采购工作相关人员的职业行为;

(四)受理相关的投诉。

第四十六条 采购与招标办应当依法健全规章制度,规范采购活动工作程序,建立内部制约机制,并主动接受全过程监督。加强对工作人员的教育和培训,不断提高工作人员的职业道德和专业技术水平。

第四十七条 任何单位和个人均有权对学校采购活动中的违规违纪行为进行投诉、检举和控告。

第四十八条 参与学校采购活动的工作人员必须遵守国家的法律法规和学校的有关规章制度,不得收受投标人的财物或其他好处,不得泄露采购工作的相关情况和资料。对滥用职权、玩忽职守、徇私舞弊者,学校将按照教职员工处分的相关规定给予行政处分;构成犯罪的,移交司法机关,依法追究刑事责任。

第八章 附 则

第四十九条 本办法由采购与招标管理办公室负责解释。

第五十条 本办法自校长办公会议批准之日起施行。学校原有相关规定与本办法不一致的,以本办法为准。未尽事宜由学校基建与修购工作领导小组研究决定。