同济大学会议费管理办法(2019年12月28日修订)
索取号:G0030804011-2020-0003   发表时间:2020-08-17 

同济财〔201913

第一章  总则

    第一条  为进一步加强和规范学校会议费管理,节约会议经费开支,根据《中共中央办公厅、国务院办公厅关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》(中办发201650号),结合学校实际情况和国际惯例,制定本办法。

    第二条  本办法适用于学校各机关职能部处、学院(系)及直属单位(以下简称各二级单位)单独或联合主办、承办的各类会议、论坛,包括国内业务会议、国内管理会议、在华举办国际会议。

    国内业务会议是指因教学、科研业务需要举办的业务性会议,包括学术会议、学术论坛、研讨会、评审会、座谈会、答辩会等。

    国内管理会议是指除国内业务会议之外的其他国内会议。

    在华举办国际会议是指报经教育部外事部门批准的、在我国境内举办的国际会议。我校举办的国际会议须按《同济大学举办国际会议管理办法实施细则》报批报备。

    会议举办者根据会议内容和性质选择相应的会议类型,报所在二级单位审批确定。其中以协会或学会名义召开的会议,由该协会或学会挂靠的二级单位审批确定。

第三条  会议费使用和管理职责如下:

    会议举办者是会议费的直接负责人,对会议费使用的合规性、合理性、真实性和相关性承担直接责任。会议举办者应了解并遵守有关财经法律法规和会议费管理制度,依法、据实报销会议费。

各二级单位对使用本单位经费举办的会议承担审批和监管责任。各二级单位应加强本单位会议费管理制度建设,加强政策宣传,督促办会人员合理、合规报销会议费。

财务处负责会议费的会计核算和财务管理,制定和完善学校会议费管理办法,依据有关财经法律法规、会议费管理办法和二级单位审批结果,实施会议费报销管理和服务。

第二章  会议审批和注意事项

第四条  各二级单位应建立健全会议审批管理制度,严格控制会议数量、会期、规模,注重会议质量,提高会议效率。

第五条  会议举办者应当根据会议性质、主要内容确定会议人数和天数,严格限定工作人员数量。

第六条  国际会议应按照外事处要求提前三个月履行有关审批手续。

第七条  举办会议应预先提交会议审批表,由二级单位主要负责人审批。会议费预算需列明会议的名称、会议类别、主要内容、时间、地点、代表人数、工作人员数、所需经费预算总额及列支渠道等(详见附件2)。其中科研项目会议审批表可由项目负责人审批。

第八条  使用财政专项经费、纵向科研经费和其他实行预算控制的经费召开会议,应在经费批准的会议费预算额度和标准内开支会议费。

对于按照成本补偿原则确需向参会人员收取费用的学术论坛等,各二级单位可以不盈利为目的,适当向参会人员收取会议费,并报财务处审核立项。

第九条  各单位召开会议应当改进会议形式,充分运用电视电话、网络视频等现代信息技术手段,降低会议成本,提高会议效率。

第十条  会议优先安排在学校内部会议室、宾馆及会议定点场所等。因工作需要必须在校外召开的,国内会议原则上应安排在四星级以下(含四星)宾馆。

无校外代表的会议,原则上在单位内部会议室召开,不安排住宿。

参会人员以在沪单位为主(超过50%为在沪单位人员)的会议原则上不得到沪外召开。

第十一条  不得到党中央、国务院明令禁止的风景名胜区召开会议。

第十二条  除必须住宿的情况外,会议召开地代表和会议工作人员原则上不安排住宿。

 

第三章  会议费开支范围、标准和报销管理

第十三条  举办会议开支范围包括会议住宿费、伙食费、会议室租金、交通费、文件印刷费、办公文具、医药费等;国际会议可开支同声传译翻译费、同声传译设备租金费用。

前款所称交通费是指用于会议代表接送站,以及会议统一组织的代表考察、调研等发生的交通支出。

第十四条  会议费开支实行综合定额控制,各项费用之间可以调剂使用。会议费综合定额标准见附件1

(一)综合定额里的其他费用包括会议室租金、交通费、文件印刷费、办公文具、医药费等。

(二)各类会议应按照定额控制标准执行,超支部分不予报销。特殊情况报主管校领导审批。

(三)不安排住宿的会议,综合定额按照扣除住宿费后的定额标准执行,住宿费不能调剂使用;不安排就餐的会议,综合定额按照扣除伙食费后的定额标准执行,伙食费不能调剂使用。无校外代表的会议,确有用餐需要的,可安排客饭,客饭标准为不超过50/ 餐。

(四)会议费综合定额标准根据物价等因素进行动态调整。

第十五条  下列费用纳入会议费预算,但可不计入会议费综合控制定额,从相应的支出科目中据实列支。

(一)会议代表旅费。会议代表参加会议发生的旅费,原则上回单位报销。对确因工作需要,邀请学者、专家和有关人员参加会议所发生的城市间交通费、国际旅费,可对照学校相应标准在差旅费和外宾接待费中报销。

(二)同声传译人员翻译费、同声传译设备租金。

(三)参会专家人员费用。会议举办者根据工作需要,可向邀请参会专家发放咨询费、讲课费、劳务费。

第十六条  各单位在会议开始前可办理会议费预支手续。预支会议费应提供:

(一)会议通知(包含会议议程);

(二)会议审批表;

(三)预支预约单;

(四) 如举办国际会议,需提供教育部批准办会的文件。

第十七条  各单位应据实、及时结算会议费,并以银行转账或公务卡方式结算,不得以现金方式结算。各单位在会议结束后应当及时汇总各项资料和票据,填写会议费报销单,统一办理报销手续。对于超范围、超标准开支的会议费,不予报销。确因参会人数增加而引起费用增加的,报所在二级单位审核批准后予以报销。会议费报销时应提供:

(一)会议通知(包含会议议程);

(二)会议审批表;

(三)会议费用报销清单;

(四)实际参会人员签到表(应注明单位及职称/职务),如确因特殊情况无法提供签到表的,应当提供参会人员名单、工作单位、联系方式;

(五)会议服务单位提供的费用发票、原始明细单据、电子结算单、委托协议(合同)等资料;

(六)如举办国际会议,需提供教育部批准办会的文件。

第十八条  对于全部使用财政拨款举办的会议,不得再向参会人员收取费用,严禁转嫁摊派会议费

第四章  监督检查

第十九条  严禁各单位借会议名义组织会餐或安排宴请;严禁预存、套取会议费设立“小金库”;严禁在会议费中列支公务接待费

各二级单位办会应遵守中央“八项规定”;不得安排高档套房;会议用餐严格控制菜品种类、数量和份量,严禁提供高档菜肴和香烟;不得使用会议费购置电脑、复印机、打印机、传真机等固定资产以及开支与本次会议无关的其他费用;不得组织会议代表旅游和与会议无关的参观;严禁组织高消费娱乐、健身活动;严禁以任何名义发放纪念品;不得额外配发洗漱用品。

第二十条  各二级单位应当加强对本单位会议举办活动和经费报销的内控管理,对违反会议费管理制度的人员进行严肃处理,自觉接受学校有关部门对会议举办活动及相关经费支出的监督检查。

第二十一条  各二级单位应当将非涉密的会议的名称、主要内容、参会人数、经费开支等情况在单位内部进行公示。

第二十二条  学校纪检监察、审计、财务等部门对二级单位会议费管理和使用情况进行监督检查。主要内容包括:

(一)单位会议审批制度是否健全,会议活动是否按规定履行审批手续;

(二)会议费开支范围和标准是否符合规定;

(三)会议费报销手续是否符合规定;

(四)会议费管理和使用的其他情况。

对发现问题的单位,由学校纪检监察、审计、财务等部门责令改正,违规资金应予追回,并视情况予以通报。对直接责任人和单位负责人,报请学校按规定给予相应处分。

第二十三条  会议举办人员违反本办法规定,有下列行为之一的,依照有关法律法规和《同济大学教职员工处分暂行规定》追究相关人员的责任,同时报纪检监察部门进行处理。涉嫌违法的,移送司法机关处理。

(一)预存、套取会议费设立“小金库”的;

(二)以虚报会议人数、天数等手段骗取会议费的;

(三)违规扩大会议费开支范围,擅自提高会议费开支标准的;

(四)违规报销与会议无关费用的;

(五)其他违反本办法规定的。

 

第五章  附则

第二十四条  同济大学附属口腔医院参照本办法执行。

第二十五条  本办法由学校财务处负责解释。

第二十六条  本办法自发布之日起施行。原《同济大学会议费管理办法》(同济财201618号)同时废止。